วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานด้วยเมทริกซ์ลำดับความสำคัญ

เมทริกซ์ลำดับความสำคัญจะแยกงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ คุณค่าหลักของมันไม่ใช่กล่องทั้งสี่นั้น เป็นกระบวนการตัดสินใจที่ป้องกันไม่ให้ทุกคำขอมีความสำคัญเท่าเทียมกัน

กำหนดความเร่งด่วนและความสำคัญ

งานเร่งด่วนมีผลกระทบในระยะสั้นหรือกำหนดเวลา งานที่สำคัญมีส่วนช่วยอย่างมากต่อเป้าหมาย ความรับผิดชอบ หรือการลดความเสี่ยง งานสามารถมีความสำคัญได้โดยไม่ต้องเร่งด่วน

วางงานเร่งด่วนและสำคัญไว้ก่อน

ตัวอย่างได้แก่ กำหนดเวลาที่ใกล้จะมาถึง ปัญหาร้ายแรง และการตอบกลับที่จำเป็น กำหนดการดำเนินการถัดไปและปกป้องเวลาที่มุ่งเน้นเพื่อให้เสร็จสิ้น หลีกเลี่ยงการปล่อยให้งานที่ป้องกันได้อยู่ที่นี่ทุกสัปดาห์

กำหนดเวลางานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน

จตุภาคนี้รวมถึงการวางแผน การเรียนรู้ การบำรุงรักษา และโครงการระยะยาว กำหนดบล็อกปฏิทินก่อนที่งานด่วนจะหมดสัปดาห์ การเอาใจใส่ที่นี่เป็นประจำจะช่วยลดวิกฤติในอนาคต

มอบหมายหรือลดความซับซ้อนของงานเร่งด่วนแต่สำคัญน้อยกว่า

คำขอบางรายการต้องการคำตอบแต่ไม่ใช่ความสนใจจากคุณทั้งหมด ใช้เทมเพลต การแบ่งกลุ่ม หรือการมอบหมายตามความเหมาะสม อย่าสับสนระหว่างความเร่งด่วนของบุคคลอื่นกับลำดับความสำคัญสูงสุดของคุณโดยอัตโนมัติ

ลดการทำงานที่มีมูลค่าต่ำ

ระบุงานที่ไม่มีความสำคัญและไม่คำนึงถึงเวลา ลบ จำกัด หรือเลื่อนออกไปโดยเจตนา ระวัง: การพักผ่อนและความสัมพันธ์ไม่ได้มีค่าต่ำโดยอัตโนมัติเพียงเพราะว่าไม่ใช่เรื่องเร่งด่วน

เปลี่ยนควอแดรนท์ให้เป็นการกระทำ

เลือกหนึ่งงานจากควอแดรนท์แรกและงานที่กำหนดเวลาไว้หนึ่งงานจากควอแดรนท์ที่สอง กำหนดขั้นตอนถัดไปที่ชัดเจนและบล็อกโฟกัสที่สมจริง ตรวจสอบเมทริกซ์ทุกสัปดาห์เนื่องจากความเร่งด่วนเปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา

ตัวอย่างและการปรับใช้

สมมติมีงานส่งพรุ่งนี้ ทบทวนสอบสัปดาห์หน้า คำขอที่ไม่จำเป็นแต่ระบุว่าด่วน และการเลื่อนฟีดที่เลือกไม่ทำได้ ให้ส่งงาน กันเวลาทบทวน เจรจาคำขอ และตัดฟีด หากสองงานอยู่ช่องเดียวกัน ให้เทียบผลกระทบและสิ่งที่ต้องทำก่อน ช่องในตารางไม่ได้ตัดสินแทนคุณ

คำถามที่พบบ่อย

ทุกอย่างมีกำหนดเวลาเร่งด่วนหรือไม่?

ไม่ทันที. กำหนดเวลาที่ห่างไกลอาจมีความสำคัญแต่ยังไม่เร่งด่วน

ส่วนที่เหลือเป็นของที่ไหน?

การพักผ่อนถือเป็นการบำรุงรักษาที่สำคัญแม้ว่าจะไม่ใช่เรื่องเร่งด่วนก็ตาม

ฉันควรอัปเดตเมทริกซ์บ่อยแค่ไหน?

ในแต่ละวันสั้นๆ และเต็มอิ่มสัปดาห์ละครั้งเป็นจังหวะที่ใช้งานได้จริง

แหล่งอ้างอิงและข้อจำกัด

• Zhu, Yang & Hsee (2018). The Mere Urgency Effect. Journal of Consumer Research.

การทดลองพบว่าความด่วนที่สร้างขึ้นอาจทำให้เลือกงานผลตอบแทนต่ำกว่า ไม่ได้ยืนยันประสิทธิผลของตารางสี่ช่อง