Como priorizar tarefas com uma matriz de prioridades

Uma matriz de prioridades separa as tarefas por urgência e importância. Seu principal valor não são as quatro caixas em si; é o processo de decisão que impede que cada solicitação pareça igualmente importante.

Defina urgência e importância

Tarefas urgentes têm consequências ou prazos de curto prazo. Tarefas importantes contribuem significativamente para metas, responsabilidades ou redução de riscos. Uma tarefa pode ser importante sem ser urgente.

Coloque o trabalho urgente e importante em primeiro lugar

Os exemplos incluem prazos iminentes, problemas críticos e respostas necessárias. Defina a próxima ação e proteja o tempo focado para conclusão. Evite deixar que tarefas evitáveis ​​permaneçam aqui todas as semanas.

Agende trabalhos importantes, mas não urgentes

Este quadrante inclui planejamento, aprendizado, manutenção e projetos de longo prazo. Atribua períodos de trabalho no calendário antes que o trabalho urgente consuma a semana. A atenção regular aqui reduz crises futuras.

Delegar ou simplificar trabalhos urgentes, mas menos importantes

Algumas solicitações exigem uma resposta, mas não toda a sua atenção. Use modelos, lotes ou delegação quando apropriado. Não confunda automaticamente a urgência de outra pessoa com a sua maior prioridade.

Reduza o trabalho de baixo valor

Identifique tarefas que não são importantes nem urgentes. Exclua, limite ou adie-os deliberadamente. Tenha cuidado: o descanso e os relacionamentos não são automaticamente de baixo valor só porque não são urgentes.

Transforme quadrantes em ação

Escolha uma tarefa do primeiro quadrante e uma tarefa agendada do segundo. Atribua uma próxima etapa clara e um período de trabalho de foco realista. Revise a matriz semanalmente porque a urgência muda com o tempo.

Exemplo trabalhado e ajuste

Suponha que você tenha uma tarefa para entregar amanhã, uma revisão do exame para a próxima semana, uma solicitação não essencial marcada como urgente e um feed de mídia social opcional para navegar. Envie a tarefa, reserve o tempo de revisão, negocie a solicitação e elimine o feed da mídia social. Quando duas tarefas compartilham um quadrante, compare consequências e dependências; as caixas não tomam essa decisão por você.

Perguntas frequentes

Tudo com prazo é urgente?

Não imediatamente. Um prazo distante pode ser importante, mas ainda não urgente.

Qual é o lugar do descanso?

O descanso pode ser uma manutenção importante mesmo quando não é urgente.

Com que frequência devo atualizar a matriz?

Brevemente a cada dia e mais detalhadamente uma vez por semana é um ritmo prático.

Fontes e limites

• Zhu, Yang & Hsee (2018). The Mere Urgency Effect. Journal of Consumer Research.

Experimentos descobriram que a urgência artificial poderia favorecer escolhas de menor retorno. Eles não validaram a matriz de quatro quadrantes.