Jak ustalać priorytety zadań za pomocą macierzy priorytetów

Matryca priorytetów oddziela zadania według pilności i ważności. Jego główną wartością nie są same cztery pudełka; to proces decyzyjny sprawia, że ​​każda prośba nie wydaje się równie ważna.

Zdefiniuj pilność i znaczenie

Zadania pilne mają konsekwencje lub termin krótkoterminowy. Ważne zadania w znaczący sposób przyczyniają się do realizacji celów, obowiązków lub redukcji ryzyka. Zadanie może być ważne, ale nie pilne.

Na pierwszym miejscu umieść pilne i ważne prace

Przykładami mogą być bliskie terminy realizacji, krytyczne problemy i niezbędne reakcje. Zdefiniuj następną akcję i chroń skoncentrowany czas na jej realizację. Unikaj pozostawiania tutaj zadań, którym można zapobiec, co tydzień.

Zaplanuj ważne, ale nie pilne prace

Ten kwadrant obejmuje planowanie, uczenie się, konserwację i projekty długoterminowe. Przypisz bloki kalendarza, zanim pilna praca pochłonie tydzień. Regularna uwaga w tym miejscu ogranicza przyszłe kryzysy.

Deleguj lub upraszczaj pilne, ale mniej ważne prace

Niektóre prośby wymagają odpowiedzi, ale nie pełnej uwagi. Jeśli to konieczne, użyj szablonów, przetwarzania wsadowego lub delegowania. Nie myl automatycznie pilności innej osoby z najwyższym priorytetem.

Ogranicz pracę o niskiej wartości

Identyfikuj zadania, które nie są ani ważne, ani wrażliwe na czas. Celowo je usuwaj, ograniczaj lub odkładaj na później. Bądź ostrożny: odpoczynek i relacje nie są automatycznie niskiej wartości tylko dlatego, że nie są pilne.

Zamień kwadranty w działanie

Wybierz jedno zadanie z pierwszego kwadrantu i jedno zaplanowane zadanie z drugiego. Przypisz jasny następny krok i realistyczny blok skupienia. Przeglądaj matrycę co tydzień, ponieważ pilność zmienia się w czasie.

Przykład i dostosowanie

Masz zadanie na jutro, powtórkę przed egzaminem za tydzień, nieistotną prośbę oznaczoną jako pilna i opcjonalny feed. Oddaj zadanie, zaplanuj powtórkę, negocjuj prośbę, zrezygnuj z feedu. Gdy dwa zadania dzielą ćwiartkę, porównaj konsekwencje i zależności; pola nie zdecydują za Ciebie.

Często zadawane pytania

Czy wszystko co ma termin jest pilne?

Nie natychmiast. Odległy termin może być ważny, ale jeszcze nie pilny.

Gdzie powinien być odpoczynek?

Odpoczynek może być ważną czynnością konserwacyjną, nawet jeśli nie jest pilny.

Jak często należy aktualizować matrycę?

Krótko każdego dnia, a pełniej raz w tygodniu, to praktyczny rytm.

Źródła i ograniczenia

• Zhu, Yang & Hsee (2018). The Mere Urgency Effect. Journal of Consumer Research.

Eksperymenty wykazały, że sztuczna pilność mogła sprzyjać mniej opłacalnym wyborom. Nie zweryfikowano macierzy czterech ćwiartek.