우선순위 매트릭스로 할 일을 정하는 방법
4사분면 우선순위 매트릭스를 사용하여 긴급 작업, 중요한 장기 작업, 위임 가능한 작업, 가치가 낮은 활동을 구분합니다.
우선순위 매트릭스는 긴급성과 중요성에 따라 작업을 구분합니다. 그 주요 가치는 네 개의 상자 자체가 아닙니다. 모든 요청이 똑같이 중요해 보이지 않게 하는 것은 결정 프로세스입니다.
긴급성과 중요성 정의
긴급한 작업에는 단기적인 결과 또는 기한이 있습니다. 중요한 작업은 목표, 책임 또는 위험 감소에 의미 있게 기여합니다. 긴급하지 않아도 중요한 작업이 될 수 있습니다.
긴급하고 중요한 일을 먼저 처리하세요
예를 들어 임박한 기한, 심각한 문제, 필요한 대응 등이 있습니다. 다음 작업을 정의하고 완료를 위해 집중된 시간을 보호하세요. 예방 가능한 작업을 매주 여기에 남겨 두지 마십시오.
중요하지만 긴급하지 않은 작업 일정 잡기
이 사분면에는 계획, 학습, 유지 관리 및 장기 프로젝트가 포함됩니다. 긴급 작업으로 인해 일주일이 소모되기 전에 달력 작업 시간을 할당합니다. 여기에 정기적으로 관심을 기울이면 미래의 위기가 줄어듭니다.
긴급하지만 덜 중요한 작업을 위임하거나 단순화합니다.
일부 요청에는 응답이 필요하지만 주의를 완전히 기울일 필요는 없습니다. 적절한 경우 템플릿, 일괄 처리 또는 위임을 사용합니다. 다른 사람의 긴급성과 귀하의 최우선 순위를 자동으로 혼동하지 마십시오.
가치가 낮은 작업 감소
중요하지도 않고 시간에 민감하지도 않은 작업을 식별합니다. 의도적으로 삭제, 제한 또는 연기하십시오. 주의하세요. 휴식과 관계는 긴급하지 않다고 해서 자동으로 가치가 낮아지는 것은 아닙니다.
사분면을 행동으로 전환
첫 번째 사분면에서 하나의 작업을 선택하고 두 번째 사분면에서 하나의 예약된 작업을 선택합니다. 명확한 다음 단계와 현실적인 집중 작업 시간을 지정하십시오. 시간이 지남에 따라 긴급성이 변하므로 매주 매트릭스를 검토하세요.
실제 사례 및 조정
내일 마감인 과제, 다음 주의 시험 개정, 긴급으로 표시된 중요하지 않은 요청, 검색할 선택적 소셜 미디어 피드가 있다고 가정해 보겠습니다. 과제를 제출하고, 수정 시간을 예약하고, 요청을 협상하고, 소셜 미디어 피드를 삭제하세요. 두 작업이 사분면을 공유하는 경우 결과와 종속성을 비교하십시오. 상자는 당신을 위해 결정을 내리지 않습니다.
자주 묻는 질문
마감일이 있는 모든 일이 긴급한가요?
즉시는 아닙니다. 마감 기한이 먼 것이 중요할 수 있지만 아직 긴급하지는 않습니다.
휴식은 어디에 속합니까?
긴급하지 않더라도 휴식은 중요한 유지 관리가 될 수 있습니다.
매트릭스를 얼마나 자주 업데이트해야 합니까?
매일 짧게, 일주일에 한 번 정도는 실용적인 리듬입니다.
출처와 한계
- Zhu, Yang & Hsee (2018). The Mere Urgency Effect. Journal of Consumer Research.
실험에 따르면 인위적인 긴박함은 보상이 낮은 선택을 선호할 수 있음이 밝혀졌습니다. 그들은 4사분면 행렬을 검증하지 않았습니다.
