Cómo priorizar tareas con una matriz de prioridades
Utilice una matriz de prioridades de cuatro cuadrantes para separar el trabajo urgente, el trabajo importante a largo plazo, las tareas delegables y las actividades de bajo valor.
Una matriz de prioridades separa las tareas por urgencia e importancia. Su principal valor no son las cuatro cajas en sí; es el proceso de decisión el que impide que cada solicitud parezca igualmente importante.
Definir urgencia e importancia.
Las tareas urgentes tienen una consecuencia o fecha límite a corto plazo. Las tareas importantes contribuyen significativamente a los objetivos, las responsabilidades o la reducción de riesgos. Una tarea puede ser importante sin ser urgente.
Coloque el trabajo urgente e importante en primer lugar
Los ejemplos incluyen fechas límite inminentes, problemas críticos y respuestas necesarias. Defina la siguiente acción y proteja el tiempo concentrado para su finalización. Evite dejar que tareas prevenibles permanezcan aquí cada semana.
Programe trabajos importantes pero no urgentes
Este cuadrante incluye planificación, aprendizaje, mantenimiento y proyectos a largo plazo. Asigne períodos de trabajo del calendario antes de que el trabajo urgente consuma la semana. La atención regular aquí reduce las crisis futuras.
Delegar o simplificar trabajos urgentes pero menos importantes
Algunas solicitudes requieren una respuesta pero no toda su atención. Utilice plantillas, procesamiento por lotes o delegación cuando sea apropiado. No confunda automáticamente la urgencia de otra persona con su máxima prioridad.
Reducir el trabajo de bajo valor
Identifique tareas que no son importantes ni urgentes. Eliminarlos, limitarlos o posponerlos deliberadamente. Tenga cuidado: el descanso y las relaciones no son automáticamente de poco valor sólo porque no sean urgentes.
Convierta los cuadrantes en acción
Elija una tarea del primer cuadrante y una tarea programada del segundo. Asigne un siguiente paso claro y un período de trabajo de enfoque realista. Revise la matriz semanalmente porque la urgencia cambia con el tiempo.
Ejemplo resuelto y ajuste
Supongamos que tiene una tarea que entregar mañana, una revisión de un examen para la próxima semana, una solicitud no esencial marcada como urgente y una fuente de redes sociales opcional para explorar. Envíe la tarea, reserve tiempo de revisión, negocie la solicitud y abandone las redes sociales. Cuando dos tareas comparten un cuadrante, compare consecuencias y dependencias; las cajas no toman esa decisión por ti.
Preguntas frecuentes
¿Todo lo que tiene un plazo es urgente?
No inmediatamente. Una fecha límite lejana puede ser importante pero aún no urgente.
¿A dónde pertenece el descanso?
El descanso puede ser un mantenimiento importante incluso cuando no es urgente.
¿Con qué frecuencia debo actualizar la matriz?
Brevemente cada día y más plenamente una vez a la semana es un ritmo práctico.
Fuentes y límites
- Zhu, Yang & Hsee (2018). The Mere Urgency Effect. Journal of Consumer Research.
Los experimentos encontraron que la urgencia artificial podría favorecer opciones con menores beneficios. No validaron la matriz de cuatro cuadrantes.
