प्राथमिकता मैट्रिक्स के साथ कार्यों को प्राथमिकता कैसे दें
अत्यावश्यक कार्य, महत्वपूर्ण दीर्घकालिक कार्य, प्रत्यायोजित कार्यों और कम-मूल्य वाली गतिविधि को अलग करने के लिए चार-चतुर्थांश प्राथमिकता मैट्रिक्स का उपयोग करें।
प्राथमिकता मैट्रिक्स कार्यों को तात्कालिकता और महत्व के आधार पर अलग करता है। इसका मुख्य मूल्य स्वयं चार बक्से नहीं हैं; यह निर्णय प्रक्रिया है जो प्रत्येक अनुरोध को समान रूप से महत्वपूर्ण दिखने से रोकती है।
तात्कालिकता और महत्व को परिभाषित करें
अत्यावश्यक कार्यों का निकट अवधि में परिणाम या समय सीमा होती है। महत्वपूर्ण कार्य लक्ष्यों, जिम्मेदारियों या जोखिम को कम करने में सार्थक योगदान देते हैं। कोई कार्य अत्यावश्यक न होते हुए भी महत्वपूर्ण हो सकता है।
अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण कार्य को पहले रखें
उदाहरणों में आसन्न समय-सीमाएँ, गंभीर समस्याएँ और आवश्यक प्रतिक्रियाएँ शामिल हैं। अगली कार्रवाई को परिभाषित करें और पूरा होने के लिए केंद्रित समय सुरक्षित रखें। हर सप्ताह रोके जा सकने वाले कार्यों को यहीं रहने देने से बचें।
महत्वपूर्ण लेकिन अत्यावश्यक नहीं होने वाले कार्य शेड्यूल करें
इस चतुर्थांश में योजना, सीखना, रखरखाव और दीर्घकालिक परियोजनाएं शामिल हैं। अत्यावश्यक कार्य में सप्ताह लगने से पहले कैलेंडर ब्लॉक निर्दिष्ट करें। यहां नियमित ध्यान देने से भविष्य में आने वाले संकट कम हो जाते हैं।
अत्यावश्यक लेकिन कम महत्वपूर्ण कार्य सौंपें या सरल बनाएं
कुछ अनुरोधों के लिए प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है लेकिन आपके पूरे ध्यान की नहीं। उपयुक्त होने पर टेम्प्लेट, बैचिंग या डेलिगेशन का उपयोग करें। किसी अन्य व्यक्ति की तात्कालिकता को अपनी सर्वोच्च प्राथमिकता के साथ स्वचालित रूप से भ्रमित न करें।
कम मूल्य वाले कार्य कम करें
ऐसे कार्यों की पहचान करें जो न तो महत्वपूर्ण हैं और न ही समय के प्रति संवेदनशील हैं। उन्हें जानबूझकर हटाएं, सीमित करें या स्थगित करें। सावधान रहें: आराम और रिश्ते स्वचालित रूप से कम मूल्यवान नहीं हैं क्योंकि वे अत्यावश्यक नहीं हैं।
चतुर्भुजों को क्रिया में बदलें
पहले चतुर्थांश से एक कार्य और दूसरे से एक निर्धारित कार्य चुनें। एक स्पष्ट अगला चरण और एक यथार्थवादी फोकस ब्लॉक निर्दिष्ट करें। मैट्रिक्स की साप्ताहिक समीक्षा करें क्योंकि समय के साथ तात्कालिकता बदलती रहती है।
उदाहरण और समायोजन
मानें कल जमा होने वाला कार्य, अगले सप्ताह की परीक्षा की तैयारी, गैरजरूरी लेकिन “तत्काल” अनुरोध और वैकल्पिक फ़ीड है। कार्य जमा करें, तैयारी का समय रखें, अनुरोध पर बातचीत करें और फ़ीड छोड़ें। दो काम एक खाने में हों तो परिणामों और निर्भरताओं की तुलना करें; खाने आपके लिए फैसला नहीं करते।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या समय सीमा के साथ सब कुछ अत्यावश्यक है?
तुरंत नहीं. दूर की समय सीमा महत्वपूर्ण हो सकती है लेकिन अभी अत्यावश्यक नहीं है।
आराम कहाँ है?
अत्यावश्यक न होने पर भी आराम महत्वपूर्ण रखरखाव हो सकता है।
मुझे मैट्रिक्स को कितनी बार अपडेट करना चाहिए?
प्रत्येक दिन संक्षेप में और सप्ताह में एक बार अधिक पूर्णतः एक व्यावहारिक लय है।
स्रोत और सीमाएँ
- Zhu, Yang & Hsee (2018). The Mere Urgency Effect. Journal of Consumer Research.
प्रयोगों में कृत्रिम तात्कालिकता कम लाभ वाले चुनाव बढ़ा सकती थी। चार-खाने वाली मैट्रिक्स सत्यापित नहीं की गई।
