Öncelik Matrisiyle Görevlere Nasıl Öncelik Verilir?
Acil işleri, önemli uzun vadeli işleri, devredilebilir görevleri ve düşük değerli faaliyetleri ayırmak için dört çeyrekli bir öncelik matrisi kullanın.
Öncelik matrisi, görevleri aciliyet ve önem derecesine göre ayırır. Ana değeri dört kutunun kendisi değildir; her talebin eşit derecede önemli görünmesini engelleyen karar sürecidir.
Aciliyet ve önemi tanımlayın
Acil görevlerin yakın vadede bir sonucu veya son tarihi vardır. Önemli görevler hedeflere, sorumluluklara veya riskin azaltılmasına anlamlı katkıda bulunur. Bir görev acil olmadan da önemli olabilir.
Acil ve önemli işlere öncelik verin
Örnekler arasında yaklaşan son teslim tarihleri, kritik sorunlar ve gerekli yanıtlar yer alır. Bir sonraki eylemi tanımlayın ve tamamlanma için odaklanılan süreyi koruyun. Önlenebilir görevlerin her hafta burada kalmasına izin vermekten kaçının.
Önemli ancak acil olmayan işleri planlayın
Bu çeyrek planlama, öğrenme, bakım ve uzun vadeli projeleri içerir. Acil işler haftayı tüketmeden önce takvim bloklarını atayın. Buraya düzenli dikkat edilmesi gelecekteki krizleri azaltır.
Acil ancak daha az önemli işleri devredin veya basitleştirin
Bazı istekler bir yanıt gerektirir ancak tüm dikkatinizi gerektirmez. Uygun olduğunda şablonları, toplu işlemleri veya yetkilendirmeyi kullanın. Başka birinin aciliyetini otomatik olarak en yüksek önceliğinizle karıştırmayın.
Düşük değerli işleri azaltın
Önemli veya zamana duyarlı olmayan görevleri belirleyin. Bunları kasıtlı olarak silin, sınırlandırın veya erteleyin. Dikkatli olun: dinlenme ve ilişkiler, acil olmadıkları için otomatik olarak düşük değerli değildir.
Çeyrekleri eyleme dönüştürün
İlk çeyrekten bir görev ve ikinciden bir zamanlanmış görev seçin. Net bir sonraki adım ve gerçekçi bir odak bloğu atayın. Aciliyet zamanla değiştiği için matrisi haftalık olarak gözden geçirin.
Örnek ve uyarlama
Yarına ödev, gelecek haftaya sınav tekrarı, “acil” işaretli önemsiz istek ve isteğe bağlı akış olsun. Ödevi teslim edin, tekrara zaman ayırın, isteği görüşün ve akışı bırakın. İki iş aynı çeyrekteyse sonuçları ve bağımlılıkları karşılaştırın; kutular bu kararı sizin yerinize vermez.
Sık sorulan sorular
Son teslim tarihi olan her şey acil midir?
Hemen değil. Uzak bir son teslim tarihi önemli olabilir ancak henüz acil değildir.
Dinlenme nereye ait?
Dinlenme, acil olmasa bile önemli bir bakım olabilir.
Matrisi ne sıklıkla güncellemeliyim?
Kısaca her gün ve daha kapsamlı olarak haftada bir pratik bir ritimdir.
Kaynaklar ve sınırlamalar
- Zhu, Yang & Hsee (2018). The Mere Urgency Effect. Journal of Consumer Research.
Deneylerde yapay aciliyet daha düşük getirili seçimleri öne çıkarabildi. Dört çeyrek matrisi doğrulanmadı.
